Een van de minder leuke dingen van ondernemen is wachten op je geld. Nadat je opdracht is uitgevoerd en de factuur verstuurd, gaat de betaaltermijn voor je opdrachtgever in. Jammer genoeg wordt een groot deel van de facturen niet binnen die termijn betaald, waardoor jij zonder geld zit en geen nieuwe investeringen kunt doen. Gelukkig zijn er verschillende manieren om je factuur wel sneller betaald te krijgen.
Tip 1: zet zelf een goede (debiteuren)administratie op
Een overzichtelijke en complete administratie is de basis voor goed zakendoen en draagt bij aan het sneller betaald krijgen van facturen. Zorg daarom dat de verschillende onderdelen van je administratie (debiteuren, crediteuren, in- en verkoop, enzovoort) duidelijk van elkaar gescheiden zijn en dat je per onderdeel alles netjes opzet en bijhoudt. Door vanaf het begin met een duidelijke structuur en opzet te werken, is het bijhouden van die administratie later alleen maar makkelijker.
Tip 2: leg de opdracht en gemaakte afspraken duidelijk vast
Een groot deel van de betalingsproblemen tussen opdrachtnemer en –gever ontstaan door het niet of slecht maken van afspraken. Natuurlijk doen we het liefst zaken in goed vertrouwen, maar de praktijk wijst uit dat dit lang niet altijd goed uitpakt. Om onduidelijkheid later in het traject te voorkomen, is het belangrijk dat je van tevoren duidelijk afspraken maakt over wat wel en wat niet onder de opdracht valt. Leg deze afspraken ook netjes vast in een overeenkomst, waar jullie op terug kunnen vallen bij onduidelijkheden.
Tip 3: stuur een volledige factuur
Maak gebruik van een duidelijke en volledige factuur waar de juiste gegevens opstaan en waarbij je de juiste documentatie levert. Onvolledige of onduidelijke facturen zorgen vaak voor onnodige vertraging. Zet daarom, wanneer mogelijk, een standaard sjabloon op met daarin alle velden en informatie die je moet invullen of gebruik een checklist om je facturen na te lopen op correctheid en volledigheid. Werk je met een softwarepakket voor je boekhouding, dan kun je je facturen waarschijnlijk automatisch laten genereren door de juiste bedrijfsgegevens in het systeem in te voeren. Loop in het begin ook deze facturen even na op de wettelijke factuureisen, zodat je zeker weet dat er geen informatie ontbreekt.
Tip 4: verstuur de factuur naar het juiste adres
Dit is misschien wel de grootste 'quick win' uit dit lijstje. Als de factuur meteen bij de juiste persoon belandt, scheelt dat aanzienlijk in de verwerkingstijd. Vraag je opdrachtgever daarom om het (e-mail)adres van de verantwoordelijke voor de facturatie en bel bij twijfel nog eens om het na te gaan.
Gerelateerd: Hoe je in 3 stappen geldstromende strategie uitrolt voor je business
Tip 5: verstuur de factuur digitaal
Je facturen digitaal versturen heeft verschillende voordelen, maar het grootste voordeel is waarschijnlijk wel dat je factuur gemiddeld 7 keer sneller betaald wordt. Dat komt mede door het eenvoudigere verwerkingsproces, maar bijvoorbeeld ook omdat de kans op fouten digitaal kleiner is dan via de post.
Tip 6: bewaak het debiteurenbeheer constant
Met deze tips haken we eigenlijk in op tip 1: nadat je een goede debiteurenadministratie hebt opgezet, is het belangrijk om deze constant te bewaken. Monitor je facturen nauwkeurig en zorg dat je volledig op de hoogte bent van de verloopdata van je nota's. Je kunt dan direct actie ondernemen wanneer een factuur 'overdue' is. Hanteer hierbij voor jezelf een handig schema of gebruik software die je hierbij helpt. Zorg er in elk geval voor dat je regelmaat voor jezelf creëert, zodat je altijd weet welke (vervolg)stappen je moet zetten wanneer en debiteur de betalingstermijn overschrijdt.
Tip 7: vriendelijk herinneren en bellen
Na het verstrijken van de betalingstermijn volgt een vriendelijke herinnering. Omdat je als ondernemer ook de klantrelatie in het oog moet houden, houd je er bij deze herinnering nog rekening mee dat de verantwoordelijke jouw factuur door omstandigheden over het hoofd heeft gezien. Heeft je vriendelijke herinnering per mail of post nog geen effect, dan doe je er goed aan om even te bellen. Dit persoonlijke contact is krachtiger en meer confronterend dan schriftelijke communicatie. Je kunt in dit gesprek benadrukken dat je nog steeds op de betaling wacht, maar tegelijkertijd blijf je beleefd en houd je de klantrelatie in het achterhoofd. Omdat de impact van een telefoongesprek groter is dan een mailtje, is de kans op snelle betaling van je factuur groter.
Gerelateerd: Waarom rijk worden begint met de taal van cijfers spreken
Recente reacties